图集主档
成套图片的完整归档记录，含组图编号、收录时间与版本说明。
主档 · 常驻分类入口 · 归档分区
按资料属性划分的六个常设分区，每条记录只归入一个主分区，避免重复登记。
单幅条目
独立成条的单张资料，适合按编号逐一核对与补充备注。
单条 · 高频目录索引
按首字母与序号排列的导航性记录，用于快速定位到具体分区。
索引 · 导航修订记录
条目发生更名、补图或格式调整时留下的变更说明，按时间倒序。
变更 · 留痕专题汇编
围绕同一主题横向归拢的跨分区资料，附整理人与完成日期。
专题 · 汇编待归档区
已提交但尚未完成分类与编号的资料暂存位置，定期清理。
暂存 · 待整资料条目 · 最近登记
共 10 条记录，编号递增，状态与归档日期一并登记在案。
主档分区编号规则说明
记录主档分区编号的构成方式：前两位为分区代码，后四位为顺序号，中间以短横线连接。
组图收录时间标注方式
统一采用「年-月-日」格式登记收录时间，跨年资料在备注栏补充原始来源年份。
单幅条目缺图情况的处理
缺图条目保留编号与描述，状态标记为「待补」，并在修订记录中写明缺失位置。
目录索引的首字母排列细则
中文条目按拼音首字母排序，数字与符号条目统一置于索引末尾并按序号排列。
修订记录的时间倒序约定
每次变更单独成行，最新变更置于最上方，旧记录不删除、只追加说明。
专题汇编的整理人署名规范
汇编条目须在末尾标注整理人代号与完成日期，多人协作按参与比例顺序排列。
待归档区的清理周期说明
暂存资料每两周清理一次，超期未完成编号的条目转入长期待办清单单独跟踪。
条目重名时的区分方法
重名条目在标题后追加分区代码与顺序号作为后缀，正文首行写明区分依据。
跨分区引用的登记格式
引用其他分区资料时，正文以「参见 + 分区代码 + 编号」书写，不做超链接跳转。
归档完成后的状态标记
完成分类、编号、描述三项填写后，状态由「待归档」改为「已归档」，并记录完成日期。
使用指引 · 四步查阅
按顺序执行即可完成一次完整的条目查阅，无需额外注册或登录。
先定位分区
从分类入口卡片中选择与资料属性相符的归档分区，缩小检索范围。
再核对编号
在资料条目列表中找到对应编号，核对标题与描述是否一致。
查标签与统计
借助热门标签云与本周新增统计，确认该条目是否属于近期变动范围。
最后看修订
阅读修订记录中的变更说明，确认当前版本的描述已是最新状态。