按年份归档
以自然年为一级目录,逐年归拢图档条目,便于跨年比对与时间线回溯。
已归档 12 个年度卷
以自然年为一级目录,逐年归拢图档条目,便于跨年比对与时间线回溯。
同一期内条目按编号顺序排列,编号与日期双轨标注,减少检索歧义。
抽取代表性样张做缩略归档,用于快速识别版式与图像规格差异。
记录每次补录、勘误与版本更动,标注修订时间与修订原因,可溯源。
汇总本年度全部已归档图档条目的总目录,含卷号、期次区间与存放位置说明,作为检索起点使用。
将编号与公历日期做双向对照,处理跨月期次时的编号跳档情况,供核对使用。
说明样张的尺寸、清晰度与命名规则,附缩略对照示例,便于识别同一来源的不同版本。
从检索记录中提取高频词,按出现频次排序,反映使用者最常查阅的条目类型。
统一文件命名格式与目录层级,明确卷、期、序三级关系,避免同名覆盖。
列出编号连续但内容缺失的条目,标注缺失原因与补齐进度,供后续补录参考。
记录纸质资料转存为数字图档的批次、时间与校验方式,保证转存前后一致性可查。
选取同编号、不同年度的条目并置对照,观察版式与图像规格的演变轨迹。
归集整理过程中收到的常见问题与答复,按检索、命名、权限三类分组。
说明从采集、命名、校对到入库的各环节负责人与验收标准,作为流程留档。
若已明确年份,从「按年份归档」进入;若只记得期次编号,走「按期次编号」。不要同时用两个维度检索,容易漏项。
打开对应卷宗的条目清单,按整理日期与状态列逐条核对。标注「待复核」的条目请以最终校对版本为准。
同一编号出现两种图像时,先查「条目修订记录」,按修订时间取较晚的一版,并在备注中记下比对结论。