图源底稿 · 首版登记表
记录最早一批底稿的登记顺序与交接人，附版本差异备注。
分类目录 · 按资料属性归档
每一类均标注收录份数与最近整理日期条目清单 · 最近整理的 10 条记录
编号排序，状态栏标注是否为本周新增
全部
本周新增
已校核
待补充
色彩样本 · 主色阶对照卡
以主色为基准延伸出的七阶样本，标注取样批次与保存条件。
编号索引 · 百位区间切分表
按百位区间细分，每个区间标注起止编号与对应条目数量。
年度合集 · 分月清单（上年度）
按月列出收录情况，缺口月份以灰底标注并附补录说明。
备注档案 · 勘误汇总（第一批）
汇总前序条目中的错记、重记问题，逐条给出更正依据。
交叉引用 · 同源异名对照表
将同一来源的多个名称并列登记，避免重复建条与引用混乱。
图源底稿 · 二次修订记录
说明二次修订的触发原因、修改范围与最终确认时间。
色彩样本 · 保存环境参数表
列出温湿度与光照条件的建议区间，供长期归档参考。
编号索引 · 缺号核查清单
逐条列出未登记的编号位置，注明是否确认为空号。
年度合集 · 交叉年度衔接说明
处理跨年条目的归属问题，明确以登记日期为准的判定规则。
使用指引 · 四步完成一次查阅
按顺序操作可减少重复检索
1
先定类别
从分类目录出发，确认目标条目属于底稿、样本、索引还是合集，缩小检索范围。
2
再看编号
条目清单按编号升序排列，记录编号后可在标签云或相关条目中继续追踪同源内容。
3
核对状态
状态栏标明「已校核」「待补充」「本周新增」，引用前请优先采用已校核条目。
4
反馈差异
发现记录与实际不符时，通过上传与举报入口提交说明，注明编号与差异点即可。