整年度图档合并索引，含批次编号规则说明与缺项补录情况。

说明年份—月份—期号的目录组织方式，附命名规范与检索示例。

同一批次内两份图样的逐项对照，标注差异位置与复核意见。

早期版本封存说明，记录版本号变更与存档介质迁移情况。

按日记录校对人员、异常项编号及处理结果，可追溯每处改动。

主题标签与检索词的映射关系，用于跨分类的横向定位。

规定附注如何标明来源、录入时间与责任人，保证资料可追溯。

说明新提交图档如何进入暂存区、通过校验后如何获得正式编号。

汇总各批次缺项及补录进度，标注待处理与已闭环两类状态。

针对检索无结果、编号错位、条目重复等常见问题的处理办法。