JL-118-001 · 图库总目录建档说明
记录本资料库的建档口径:条目如何编号、批次如何划分、字段含义如何统一,供后续所有记录参照。
记录本资料库的建档口径:条目如何编号、批次如何划分、字段含义如何统一,供后续所有记录参照。
按期次逐条列出需要核对的字段项,附常见缺项提示,便于在查阅时快速判断记录是否完整。
将入库批次与日期一一对应,说明批次命名规则,避免同名条目在检索时被误合并。
说明标签的层级结构与关键词映射方式,同一内容可挂多个标签,但主标签仅保留一个。
规定修订必须留痕:谁改、改了什么、依据为何,并保留旧版本摘要以便回溯比对。
汇总检索时最常遇到的几类情况:编号带空格、关键词过宽、标签与标题不一致等,并给出处理建议。
以内容指纹与入库时间双条件判定重复,重复条目不删除而是标记为从属记录,保持链条完整。
依据标签重合度给出相关条目建议,重合度高于阈值的条目会被列入同一推荐组。
本周新增条目、被修订条目与归档分类调整的集中汇总,用于快速把握资料库的近期变化。
将查阅、引用、反馈三类使用场景的注意点整理成条目,作为新访客首次进入时的标准参考。
从分类入口进入对应归档区。分类代表条目的来源与用途,先选对区,再谈检索效率。
编号检索最准确;关键词检索范围更宽。若结果偏多,用标签叠加缩小范围,避免遗漏同名条目。
打开条目后优先看更新时间与修订记录。字段完整、修订留痕的条目,才适合作为引用依据。